Exemples de mails de réponses pour donner ses disponibilités pour un entretien

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Vous postulez pour un poste dans une entreprise, et votre candidature a été acceptée. Le recruteur vous envoie un email pour connaître votre disponibilité, et vous êtes un peu confus. Vous ne savez pas quoi répondre pour qu’il vous convie à un entretien d’embauche.

Ci-dessous, vous allez trouver pleins d’exemples pour donner ses disponibilités de façon concis et professionnelle. À la fin de cet article, vous serrez comment répondre sans crainte à cette fameuse question « Quelle est votre disponibilité ? »… réponse ci-dessous.

Comment donner ses disponibilités par mail pour un entretien ?

Quelle aubaine ! Vous avez longtemps travaillé votre curriculum vitae pour plaire au recruteur. Cela a été concluant. Vous recevez un email qui montre que votre candidature a été retenue. Ce message tant attendu se termine par le besoin de recruteur de programmer une entretient d’embauche avec vous. Il va donc vous falloir donner vos disponibilités pour un entretien par mail.

Puisque vous avez postulé à de nombreux postes à la fois et que tous n’ont pas réçu un retour aussi favorable, vous désirez vraiment que votre réponse mail pour cet entretien face déjà bonne impression.

En premier lieu, vous manifestez toute votre joie, puis vous voulez répondre à l’email en donnant une réponse courtoise. Et là, la dernière phrase du message demande « Quelle est votre disponibilité, j’attends votre réponse » vous crispe.

La question du recruteur pourrait aussi ressembler à ça « J’aimerais connaitre vos disponibilités pour un entretien d’embauche ».

Cette question somme toute anodine est déjà pour vous un première étape sur laquelle vous allez être jugée. La question que vous allez vous poser tout naturellement sera « Comment donner ses disponibilités pour un entretien par mail et comment par ce message faire immédiatement bonne impression ? ».

Et oui, donner ses disponibilités par mail est plus difficile qu’il n’y parait. Surtout quand le mail d’un recruteur est souvent précis et concis. Celui-ci voudra connaître vos disponibilités au cours d’un entretien en tête-à-tête, soit par téléphone ou appel vidéo.

À ce niveau, est-ce que le mail de l’employeur s’intéresse à autre chose, outre votre disponibilité ?

Même si le mail du recruteur se base en grande partie sur vos disponibilités, il ne s’intéresse pas uniquement à cela. L’entretien sera le moment pour les deux parties d’échanger longuement et d’obtenir toutes les informations voulues. Le mail peut toutefois donner les détails sur les sujets à aborder pendant l’entretien ou l’appel de pré-sélection.

Les exemples ci-dessous l’illustrent si bien :

Illustration : J’aimerais avoir plus de détails sur vos aptitudes et ce qui justifie le choix de ce poste.

Ce mail peut être aussi l’occasion pour le recruteur de vérifier un détail sur vous.

Illustration : Vivez-vous dans la région de Lille ?

À ce niveau, on n’a pas besoin de faire de longs écrits.

Ce mail est court et précis.

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Indiquer ses disponibilités pour un entretien par mail :

Inspirez-vous du mail du recruteur pour écrire le vôtre en retour, en vue d’indiquer vos disponibilités. Donner ses disponibilités pour un entretien par mail doit suivre des étapes bien précises que vous allez découvrir dans quelques instants.

Comme ce mail doit être bref, soyez alors précis dans vos écrits. Soyez collaboratif, courtois et respectueux. L’employeur est souvent très occupé par de nombreuses tâches dont les entretiens. N’oubliez alors pas de suggérer plusieurs dates à la fois, pour qu’il choisisse la date qui lui convient.

Si vous occupez déjà un poste dans une autre entreprise pendant qu’un autre recruteur vous appelle, faites attention. Ne programmez pas un entretien à la hâte, pour le reprogrammer ensuite à cause d’une probable indisponibilité. 

Modèle d’email pour indiquer quelles sont vos disponibilités à un recruteur 

Inspirez-vous du modèle de mail présenté plus bas pour indiquer vos disponibilités à un recruteur. Vous aurez juste à ajuster ce modèle suivant vos attentes. L’exemple ci-dessous est une trame efficace, clair et concis pour donner ses disponibilités par mail

Modèle :

Bonjour Monsieur/Madame X,

Je vous présente mes sincères considérations pour l’attention que vous portez à ma candidature.

Mes disponibilités sont les suivantes :

  • Lundi 07 juin 20XX : 13h – 16h30
  • Mercredi 09 juin 20XX : 10h 30 – 12 h et 16 h
  • Jeudi 10 juin 20XX : Matinée

(Facultatif) Une question ou une petite phrase pour montrer une fois de plus votre intérêt pour ce poste

Veuillez accepter mes considérations distinguées.

(Facultatif) Numéro de téléphone

Reprenez ce modèle d’ email pour indiquer ses disponibilités à un recruteur de façon brève et claire. Toutefois, vous pouvez écrire en plus une phrase pour montrer l’intérêt que vous portez à ce poste. On en tiendra compte au cours de l’entretien d’embauche.

Notez toutefois que si l’entretien d’embauche doit se faire en distanciel, le message ci-dessus marche aussi très bien pour une réponse par mail sur ses disponibilités pour une entretien téléphonique

Si dans son mail le recruteur a formulé une interrogation à votre endroit, vous êtes tenu d’y répondre dans votre mail.

Vous pouvez donner les éléments de réponse juste après les jours et heures de disponibilité. En outre, lisez votre mail à plusieurs reprises. On ne sait jamais ! Il y a peut-être des fautes d’écriture, ou des mots qui manquent.

Répondre à quelles sont vos disponibilités en anglais ?

La procédure est la même en langue anglaise pour donner ses disponibilités par mail. On affirme que les Anglo-saxons se montrent plus précis et concis que les Français. Cet email n’est alors pas une occasion pour écrire tout un livre. Vous pouvez suivre ce format :

Hello Mr./Ms. X,

I would like to express my sincere appreciation for the attention you are giving to my application.

My availability is as follows:

– Monday, June 07, 20XX: 1:00 pm – 4:30 pm

– Wednesday, June 09, 20XX: 10:30 am – 12:00 pm and 4:00 pm

– Thursday, June 10, 20XX: Morning

(Optional) A question or a short sentence to show once again your interest in this position.

Please accept my kindest regards

First and last name

(Optional) +33(0) Telephone number

Les éléments en gras sont importants. Soyez attentifs aux jours, mois et heures qui ne sont pas les mêmes en anglais et en français.

Le niveau de langue anglaise utilisé dans ce cas est élémentaire. Néanmoins, faites attention à certains détails comme « ing » à la fin du mot « exchanging ». C’est bien sûr étonnant !

Au niveau du numéro de téléphone, mettez d’abord le code téléphonique de la France (+33) quand vous êtes sur le territoire français, et que vous postulez pour un emploi à l’étranger.

Comme le message précédent, vous pouvez le réutiliser pour réponse par mail en donnant vos disponibilités pour un entretien téléphonique.

Les Français voulant travailler dans les pays étrangers ont souvent besoin de mieux s’appliquer en anglais parce qu’en plus d’être jugé sur votre professionnalise, le recruteur va vouloir s’assurer que votre niveau d’anglais est assez suffisant pour mener à bien les tâches qui vont vous êtes données.

Dans ce genre de cas, le mail de disponibilité pour un entretien d’embauche que vous allez rédiger pour réponse à la question « Quels sont vos disponibilités » doit requérir toute votre attention pour mettre dans de bonne condition le recruteur.

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En tout cas sachez que les deux modèle d’ email pour indiquer ses disponibilités à un recruteur qui vous ont été présentés ci-dessus, répondre à presque toutes les situations que vous pourriez rencontrer lors de votre recherche d’emploi.

Comment écrire un email pour confirmer l’entretien ?

Le recruteur a répondu à votre mail. Vous avez choisi ensemble un jour et une heure de rencontre qui vous arrangent tous. Il vous revient maintenant de lui dire que vous serez effectivement là au moment prévu pour l’entretien.

Faut-il forcément écrire un mail en retour pour montrer qu’on sera effectivement présent comme convenu ?

C’est d’ailleurs très recommandé de le faire. Cependant, il arrive que des postulants soient un peu maladroits. Ils laissent le recruteur en attente de réponse, mais en vain.

Envoyez plutôt un mail pour confirmer que vous serez vraiment présent comme prévu. Ainsi, vous donnez l’impression au recruteur d’avoir affaire à une personne expérimentée.

Exemple :

Bonjour Monsieur/Madame X.

Je prends note de l’entretien prévu pour le 12 juin à 15 heures précises.

Cordialement,

Prénom et nom

(À titre indicatif) +33(0) Contact téléphonique

En fin de compte, il vous faut très peu de temps pour écrire le mail de confirmation. Il est très important, car il rassure les deux parties que l’entretien aura vraiment lieu.

Il est possible que le recruteur ne se rappelle pas qu’il a prévu un entretien avec vous. Même si j’en ai été victime, reconnaissons que ce n’est pas du tout fréquent.

Comment indiquer quelles sont vos disponibilités par téléphone ?

Ne réfléchissez pas trop ! Prenez votre téléphone, et faites juste part au recruteur des jours et heures pour lesquelles vous êtes disponible.

Ayez une expression correcte et accessible. Procédez comme suit :

  • Présentez-vous clairement afin qu’il sache rapidement à qui il a affaire.
  • Faites-lui part des jours et heures où vous pouvez le rencontrer.
  • Mentionnez correctement le jour, l’heure et le lieu que vous avez finalement convenu pour l’entretien.

C’est aussi simple que ça.

Comment répondre à une demande de confirmation pour un rendez-vous d’embauche ?

Lorsque vous êtes invités à un rendez-vous d’embauche à la demande d’un emploi, sachez que pour confirmer sa présence via un mail, il est important de maîtriser les formules et les points essentiels à préciser.

Toutefois, il faut notifier qu’il est primordial d’envoyer son mail de confirmation dans un délai maximum de 48 h. Aussi, votre mail doit comporter un maximum d’informations. Vous devez veiller à y insérer la date de l’entrevue, l’heure du rendez-vous et le lieu même si ceux-ci figurent dans le mail de l’employeur. Il est aussi recommandé d’appeler le nom de son interlocuteur dans son mail. Cela paraît comme étant un signe de politesse, démontrant à votre employeur combien de fois vous avez le respect de soi et envers les autres.

Par ailleurs, vous devez éviter à tout prix les fautes d’orthographe et de style. Veillez donc à vous relire pour ne pas commettre une telle erreur.

Comment répondre être non disponible pour une entrevue ?

Avoir un entretien d’embauche est une opportunité que tout le monde n’a pas la chance de saisir. Répondre être non disponible pour une entrevue est une chose que plusieurs personnes n’aiment pas faire, mais compte tenu de certaines circonstances ils y sont contraints.

Toutefois, il est primordial de savoir notifier son indisponibilité à son employeur afin de maintenir une bonne image de soi. Lorsque vous devez dire à un employeur que vous ne serez pas dispo pour un entretien, il est important de donner un motif vraiment solide. Vous pouvez par exemple dire que c’est en raison de l’obtention d’un poste ailleurs, d’une maladie, d’un accident ou encore pour un retard de vol.

Vous devez veiller à ce que votre mail d’indisponibilité parvienne à l’employeur le plus tôt possible. Il doit être bref et précis. Vous n’avez pas à beaucoup écrire. Veiller juste a d’abord présenter vos excuses, ensuite donner les raisons de votre indisponibilité et enfin le remercier. Cela permettra de montrer à l’employeur le respect que vous avez à son égard.

Comment répondre à une demande de confirmation pour un rendez-vous d’embauche ? 

Lorsque vous êtes invités à un rendez-vous d’embauche à la demande d’un emploi, sachez que pour confirmer sa présence via un mail, il est important de maîtriser les formules et les points essentiels à préciser. Toutefois, il faut notifier qu’il est primordial d’envoyer son mail de confirmation dans un délai maximum de 48 h.

Aussi, votre mail doit comporter un maximum d’informations. Vous devez veiller à y insérer la date de l’entrevue, l’heure du rendez-vous et le lieu même si ceux-ci figurent dans le mail de l’employeur. Il est aussi recommandé d’appeler le nom de son interlocuteur dans son mail. Cela paraît comme étant un signe de politesse, démontrant à votre employeur combien de fois vous avez le respect de soi et envers les autres.

Par ailleurs, vous devez éviter à tout prix les fautes d’orthographe et de style. Veillez donc à vous relire pour ne pas commettre une telle erreur.

Comment répondre à être non disponible pour une entrevue ?

Avoir un entretien d’embauche est une opportunité que tout le monde n’a pas la chance de saisir. Répondre à être non disponible pour une entrevue est une chose que plusieurs personnes n’aiment pas faire, mais compte tenu de certaines circonstances ils y sont contraints.

Toutefois, il est primordial de savoir notifier son indisponibilité à son employeur afin de maintenir une bonne image de soi. Lorsque vous devez dire à un employeur que vous ne serez pas dispo pour un entretien, il est important de donner un motif vraiment solide.

Vous pouvez par exemple dire que c’est en raison de l’obtention d’un poste ailleurs, d’une maladie, d’un accident ou encore pour un retard de vol. Vous devez veiller à ce que votre mail d’indisponibilité parvienne à l’employeur le plus tôt possible. Il doit être bref et précis. Vous n’avez pas à beaucoup écrire. Veiller juste a d’abord présenter vos excuses, ensuite donner les raisons de votre indisponibilité et enfin le remercier. Cela permettra de montrer à l’employeur le respect que vous avez à son égard.

Conclusion

Retenez finalement que vous devez rester simple, courtois et poli au cours de tout ce processus. Cela peut bien être utile pour vous. Parfois, au moment de prendre la décision finale, le recruteur doit faire le choix entre deux postulants.

Dans une telle situation, le comportement adéquat que vous avez développé jusque-là peut être l’atout qui va l’amener à porter son choix sur vous. Bonne chance !

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