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3 emails pour annuler son entretien embauche (guide + modèles)

Tout le monde rêve d’être convié à un entretien d’embauche. On se donnerait corps et âme pour ne jamais l’annuler. Cependant, nul ne connait l’avenir ! Parfois, on ne peut éviter que la vie prenne certaines tournures.

L’annulation d’un entretien d’embauche est loin d’être l’événement le plus tragique qui soit. Le directeur des ressources humaines ou l’employeur est un être humain au même titre que nous. Si vous leur faites part correctement des raisons qui vous ont malheureusement amené à annuler votre entretien d’embauche, ils seront indulgents.

Pourquoi faut-il annuler un entretien d’embauche ?

Tout d’abord, sachez ceci. Si rien ne vous empêche de partir à l’entretien d’embauche, il faut vous y rendre sans hésiter.

Uniquement, les cas les plus extrêmes sont tolérables.

Au nombre des motifs acceptables, on peut citer :

  • Un autre emploi au sein d’une autre structure ;
  • Le cas de problèmes sanitaires ;
  • Les incidents routiers ;
  • Les problèmes liés aux transports communs (pannes techniques ou non, retard ou annulation de départ).

Dans le mail d’annulation d’entretien d’embauche, soyez précis et concis. Présentez brièvement la raison qui vous amène à annuler l’entretien.

Le but de votre mail n’est pas d’exposer les raisons de l’annulation. Il vise juste à aviser l’employeur afin qu’il revoie le programme.

Prévenir rapidement pour garder le contact

Il vaut mieux informer immédiatement l’employeur quand vous vous rendez compte que vous ne pouvez plus vous rendre à l’entretien.

Ce geste est la preuve que vous avez de l’estime, ou une vive considération pour lui.

En outre, il est toujours préférable d’informer l’employeur aussi vite que possible, quand vous avez l’intention de remettre l’entretien à une date ultérieure.

Finalement, en agissant de la sorte, l’employeur vous considère comme un homme responsable et capable d’assumer convenablement des responsabilités au sein d’une entreprise. Votre candidature sera de nouveau prise en compte, au cas où vous décideriez de postuler une autre fois.

Si vous manquez à l’entretien sans avertir d’avance l’employeur, le degré de considération qu’on doit avoir en votre personne diminue. Cela peut même avoir des conséquences négatives pour vous sur le long terme.

Quand vous avertissez l’employeur que vous ne pourrez pas venir à l’entretien, cela ne l’énerve point. Il a au contraire l’occasion de revoir son programme ou de le réaménager autrement.

Structure de l’email

Il est souvent recommandé que l’email soit court, et rédigé avec un ton assez poli. Vous n’avez pas besoin de faire des écrits kilométriques. Contentez-vous juste de quelques lignes.

Présentez l’email comme suit :

  • D’abord, excusez-vous pour votre indisponibilité ;
  • Exposez le motif qui vous empêche de prendre part à l’entrevue ;
  • Enfin, clôturez avec la formule de politesse.

Exemple :

Objet : Annulation d’entretien d’embauche – Louis Carrière

Monsieur Borello,

Suite à une situation imprévue à laquelle je suis confronté, je suis dans le regret de vous informer que je ne pourrai pas me rendre à l’entretien d’embauche prévu pour le poste d’administrateur réseau qui devrait avoir lieu ce 14/07/20XX à 11h précises.

Je suis en effet dans l’obligation d’annuler l’entretien parce que j’ai répondu favorablement à une autre offre d’emploi.

J’espère que vous verrez la personne qu’il faut pour occuper ce poste.

Je vous prie d’agréer, Monsieur, mes respectueuses salutations.

Louis Carrière

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Dernière minute : annulation en bonne et due forme

Précédemment, il a été démontré qu’il est bien préférable d’avertir l’employeur le plus tôt possible.

Un imprévu au dernier moment n’arrange pas vos affaires.

À vrai dire, les choses sont complexes. Néanmoins, ne vous affolez pas.

Votre situation est bien sûr compliquée, quand vous n’informez pas vite l’employeur. Il se peut qu’il pense que vous n’avez pas d’estime à son égard, malgré le temps qu’il vous accorde.

Après tout, sachez que l’employeur est aussi un homme.

Il sera indulgent si vous lui présentez bien votre empêchement et votre remords, car vous ne l’avez pas fait dans l’idée de le frustrer.

Pour un cas pareil, armez-vous de courage.

Cherchez à arranger les choses en téléphonant en premier lieu à l’employeur. Puis, faites-lui parvenir un email pour attester vraiment de l’annulation de l’entretien d’embauche.

Exemple :

Objet : Annulation d’entretien d’embauche – David Lacroix

Madame Ledellec

Je viens confirmer mon précédent appel, dans lequel je vous ai informé de mon indisponibilité pour l’entretien d’embauche au poste d’assistant comptable prévu pour le 16/10/20XX à 15h précises.

Je vous présente une fois de plus mes sincères excuses pour cette annulation. En effet, un accident de la circulation s’est produit à Reims. Du coup, je n’ai pas pu emprunter le train en direction de Paris.

Veuillez recevoir Madame mes sincères salutations.

David Lacroix

Re-programmer l’entretien d’embauche

En effet, vous pouvez procéder à l’annulation d’un entretien d’embauche prévu pour un jour X, avant de proposer à l’employeur de le ramener à une date ultérieure.

Il est préférable d’avertir l’employeur plus tôt, afin d’espérer une reprogrammation de l’entretien.

Au cas où vous ne l’auriez pas averti plus tôt, vous devrez donner une raison suffisante, avant qu’il ne reprogramme l’entretien.

Anticipez toute déconvenue dans le mail, en suggérant 2 ou 3 jours et heures auxquelles vous aimeriez que l’entretien soit reprogrammé.

Ainsi, vous n’aurez plus à échanger plusieurs mails pour décider du jour et de l’heure qui vous conviennent mutuellement.

Structure de l’email

  • D’abord, excusez-vous pour votre indisponibilité ;
  • Ensuite, montrez que vous souhaitez toujours obtenir cet emploi ;
  • Suggérez un entretien différé en proposant plusieurs jours et heures à la fois ;
  • Enfin, clôturez avec la formule de politesse.

Exemple

Objet : Demande d’ajournement d’entretien d’embauche – Aline Dubois

Monsieur Chandelier,

À cause d’une situation imprévue à laquelle je suis confronté, je regrette vivement ne pas pouvoir venir à l’entretien d’embauche qui devrait se dérouler le 23/09/20XX à 14h précises. Je vous présente mes sincères excuses.

Veuillez néanmoins savoir que je reste très motivé par ce poste, et que j’accepterai favorablement de communiquer avec vous autour des conditions que le candidat doit remplir.

J’aimerais bien que vous acceptiez de me recevoir à la date que vous jugez bonne au nombre de celles-ci :

  • Le 13/08/20XX à 11h
  • Le 13/08/20XX à 18h
  • Le 15/08/20XX à 14h

Dans l’attente d’une suite favorable, veuillez agréer, Monsieur le Directeur, l’expression de mes salutations distinguées.

Aline Dubois

Avertissez l’employeur qui vous convie à un entretien d’embauche, si vous ne vous sentez pas en mesure d’être présent aux dates et heures indiquées. Ne vous affolez pas si vous annulez un entretien. Ceci étant, gardez le contact avec votre employeur, envers qui vous devez afficher suffisamment d’estime.

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